Gelungene Wohlfühl.Meetings als Ergebnis bewusster Gestaltung

Hand aufs Herz: Wie oft sitzen wir in Meetings, die zäh, anstrengend oder einfach nur ermüdend sind? Dabei können Besprechungen so viel mehr sein – nämlich echte Begegnungsräume, in denen Menschen sich wohlfühlen, sich einbringen und gemeinsam kreative Lösungen entwickeln.

Der Schlüssel dafür liegt in der bewussten Gestaltung. Denn erfolgreiche Meetings entstehen nicht durch Zufall, sondern durch Achtsamkeit für das, was Menschen wirklich brauchen.

Der Mensch im Mittelpunkt

Ob Teammeeting, Workshop oder kreativer Austausch – überall dort, wo Menschen zusammenkommen, geht es nicht nur um Inhalte, sondern auch um Bedürfnisse. Und diese sind oft viel leichter zu erfüllen, als wir denken.

✔ Ankommen lassen: Menschen brauchen Raum und Zeit, um wirklich präsent zu sein. Statt direkt loszulegen, hilft es, eine kurze Ankommensphase einzuplanen – vielleicht mit einer lockeren Vorstellungsrunde oder einer kleinen Frage zum Einstieg.

✔ Wohlfühlatmosphäre schaffen: Gemütliches, aber auch genügend helles Licht, frische Luft, bequeme Sitzgelegenheiten – klingt banal, macht aber den Unterschied. Wer sich körperlich wohlfühlt, kann sich besser konzentrieren und öffnet sich leichter.

✔ Sicherheit bieten: Ein klarer Ablauf, transparente Erwartungen und ein wertschätzendes Miteinander schaffen emotionale Sicherheit. Wenn Menschen wissen, woran sie sind, können sie sich eher einbringen.

✔ Verbindung stärken: Austausch entsteht nicht von allein. Kleine Icebreaker, gemeinsames Lachen oder einfach mal ein ehrliches „Wie geht’s dir gerade?“ fördern Nähe und Vertrauen – gerade in Teams, die sich selten sehen.

✔ Wertschätzung zeigen: Oft sind es Kleinigkeiten, die viel bewirken: Ein Lob, ein anerkennendes Nicken oder kreative Gesten wie kleine „Kudos-Karten“, auf denen positive Rückmeldungen geteilt werden, sorgen für gute Stimmung.

✔ Pausen zulassen: Konzentration ist nicht endlos. Bewusste Pausen und die Erlaubnis, eigene Bedürfnisse auszusprechen („Störungen haben Vorrang“) helfen dabei, dass Menschen leistungsfähig bleiben.

Vieles davon kommt dir vielleicht selbstverständlich vor. An andere Sachen hast du vielleicht gar nicht mehr gedacht? Aber wie gelingt es nun, dass sich Teilnehmende in Meetings ausreichend wohlfühlen, damit die erwarteten Energien frei werden und vorhandene Kompetenzen wirklich eingesetzt werden können?

Ein Blick auf die menschlichen Grundbedürfnisse

Ein hilfreiche Orientierung bietet die Maslowsche Bedürfnispyramide, benannt nach dem Psychologen Abraham Maslow, der die sogenannten Grundbedürfnisse des Menschen in einer Pyramide angeordnet hat: Von den körperlichen Basics über Sicherheit, soziale Bindung und Anerkennung bis zur Selbstverwirklichung. Die Idee: Nur wenn die unteren Ebenen ausreichend erfüllt sind, kann der Mensch sein volles Potenzial entfalten, kreativ sein und wachsen.

Diese Perspektive lässt sich wunderbar auf Meetings übertragen:

Nur wenn deine Basisbedürfnisse erfüllt sind und du dich im Meeting wohlfühlst, kommst du in die komfortable Lage, nach deinen individuellen Bedürfnissen zu handeln und vielleicht sogar im Bereich deiner Selbstverwirklichung zum Gelingen eines Meetings echt beizutragen.

☑︎Physiologische Bedürfnisse:

• Viel Tageslicht,

• frische Luft,

• bequeme Sitzgelegenheiten,

• ausreichend Pausen,

• etwas zu trinken …

  Klingt simpel, ist aber die Basis. Wer friert, Hunger hat oder sich unwohl fühlt, kann nicht produktiv mitdenken!

☑︎Sicherheitsbedürfnisse: Menschen brauchen Orientierung und Klarheit.

• Ein transparenter Ablauf,

• Zeit zum Ankommen und Orientieren im Raum und

• eine geborgene Atmosphäre mit ausreichend Diskretion und Privatsphäre schaffen Sicherheit.

  Auch psychologische Sicherheit spielt hier eine Rolle: Nur wer weiß, dass eigene Gedanken willkommen sind, wird sich äußern.

☑︎Soziale Bedürfnisse: Wir alle wünschen uns Zugehörigkeit.

• Eine Kennenlernrunde,

• echte Begegnung,

• konstruktive Feedbackmöglichkeiten und

• Raum für Persönliches helfen dabei, Verbindung zu schaffen.

  Ob durch kleine Icebreaker, gemeinsames Lachen oder ein ehrliches „Wie geht’s?“.

Wenn die Erfüllung dieser drei Bedürfnisebenen physiologische Bedürfnisse, Sicherheitsbedürfnisse und soziale Bedürfnisse den notwendigen Sockel für die darüberliegende Bedürfnisse bilden, dann sollten wir doch besonders in der Gruppenarbeit darauf achten, die Bedürfnisserfüllung weitestgehend zu begünstigen.

Natürlich: Man kann nie allen Bedürfnissen gerecht werden. Vor allem obliegt das nicht allein dem Moderator oder Organisator des Meetings! Alle Teilnehmenden dürfen zu jeder Zeit in die Verantwortung genommen werden: Ermutige sie, ihre Bedürfnisse zu äußern – und sprich ihnen die Kompetenz explizit zu, sich selbstfürsorglich um die Erfüllung zu kümmern! Mit der Teameinstellung "Störungen haben Vorrang“ öffnet sich der Raum fast von allein, für die notwendigen Bedingungen zu sorgen. Dann entsteht Raum für das, was Meetings eigentlich tun sollen:.

Schaffenskraft begünstigen

Gute Meetings enden nicht beim reinen Wohlfühlen. Damit echte Zusammenarbeit und kreative Lösungen entstehen, sollten auch die höheren Bedürfnisse der Menschen berücksichtigt werden: Individualbedürfnisse und Selbstverwirklichung.

Jeder Mensch möchte als Individuum gesehen werden – mit eigenen Stärken, Ideen und Sichtweisen. Wenn Meetings Raum geben für Freiheit, Mitgestaltung und Anerkennung, steigt nicht nur die Motivation, sondern auch die Qualität der Ergebnisse. Wer spürt, dass sein Beitrag wertgeschätzt wird, bringt sich aktiver ein.

Darüber hinaus wünschen sich Menschen, etwas bewirken zu können. Das Gefühl von Wirksamkeit, von echter Beteiligung und der Möglichkeit, eigene Fähigkeiten einzubringen, ist essenziell für die Selbstverwirklichung. Meetings, die den Rahmen dafür schaffen – sei es durch offene Diskussionen, kreative Formate oder Entscheidungsbeteiligung – setzen Potenziale frei und schaffen echte Verbundenheit.

Kurz gesagt: Menschen möchten nicht nur dabei sein, sie möchten Teil von etwas sein. Wer das erkennt, gestaltet Meetings, die nicht nur effizient sind, sondern auch inspirieren und bewegen.

☑︎Individualbedürfnisse: Jeder Mensch möchte gesehen und anerkannt werden.

• Abwechslung in der Agenda,

• Mitgestaltungsmöglichkeiten und

• Wertschätzung in Form von kleinen Gesten – wie etwa kreative Kudos-Karten – stärken das Gefühl von Bedeutung und fördern Engagement.

☑︎Selbstverwirklichung:

• Die eigenen Talente zur Entfaltung bringen dürfen,

• den Sinn der Aufgaben nachvollziehen können und

• Raum für die persönliche Weiterentwicklung zu bekommen, begünstigt nicht nur den Erfolg des Meetings, sondern gibt der gesamten Organisation ordentlich Schub.

Meetings, die wirken

Letztlich gilt: Nur wer sich sicher, gesehen und wohl fühlt, kann sich wirklich einbringen. Erst dann entstehen Kreativität, Zusammenarbeit und Ergebnisse, die zählen.

Und das Beste: Es braucht keine perfekten Räume oder komplizierten Methoden. Schon kleine, bewusste Schritte machen den Unterschied – für Meetings, die nicht nur produktiv sind, sondern auch guttun.

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Bei Meetings kann es hoch hergehen. Das hat Katja in ihrer Rolle als Team-Lead genauso erfahren wie bei der Moderation vielfältiger Arbeitstechniken für Teams. Sie weiß, wie wichtig die Qualität von Teammeetings ist – sowohl im Hinblick auf Effizienz und Effektivität als auch für die zwischenmenschlichen Beziehungen im Arbeitskontext.

Die Haltung, den Menschen und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt des eigenen Handelns zu stellen, hört bei ihr auch bei der Planung für Meetings nicht auf. „Menschen wollen abgeholt werden und sich wohl fühlen. Wie das aussehen kann, ist wirklich sehr individuell zu betrachten.“ Fakt ist für Katja jedoch, wenn man wichtige Grundlagen im Blick behält, kommen gute Ergebnisse zustande.

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Unsere Expertin auf diesem Fachgebiet:

Katja Mundschenk

Produkt-Managerin und Organisationsentwicklerin

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Wohlfühlmeetings gestalten

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Blogeintrag: Titel Zwei

Es beginnt alles mit einer Idee. Vielleicht willst du ein Unternehmen gründen. Vielleicht möchtest du ein Hobby in etwas Größeres verwandeln. Oder vielleicht hast du ein kreatives Projekt, das du mit der Welt teilen möchtest. Was auch immer es ist – die Art und Weise, wie du deine Geschichte online vermittelst, kann einen gewaltigen Unterschied ausmachen.

Mach dir keine Gedanken darüber, professionell zu klingen. Klinge einfach wie du selbst. Es gibt über 1,5 Milliarden Websites da draußen, doch es ist deine Geschichte, die diese von allen anderen unterscheiden wird. Wenn du deinen Text laut vorliest und in deinem Kopf nicht deine eigene Stimme hörst, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass du noch Arbeit vor dir hast.

Sei klar, sei selbstbewusst und denk nicht zu viel nach. Das Schöne an deiner Geschichte ist, dass sie sich immer weiter entwickeln wird – und deine Website mit ihr. Dein Ziel sollte darin bestehen, dass sie sich im Hier und Jetzt richtig anfühlt. Alles Weitere kommt von selbst. Das tut es immer.

Blogeintrag: Titel Drei

Es beginnt alles mit einer Idee. Vielleicht willst du ein Unternehmen gründen. Vielleicht möchtest du ein Hobby in etwas Größeres verwandeln. Oder vielleicht hast du ein kreatives Projekt, das du mit der Welt teilen möchtest. Was auch immer es ist – die Art und Weise, wie du deine Geschichte online vermittelst, kann einen gewaltigen Unterschied ausmachen.

Mach dir keine Gedanken darüber, professionell zu klingen. Klinge einfach wie du selbst. Es gibt über 1,5 Milliarden Websites da draußen, doch es ist deine Geschichte, die diese von allen anderen unterscheiden wird. Wenn du deinen Text laut vorliest und in deinem Kopf nicht deine eigene Stimme hörst, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass du noch Arbeit vor dir hast.

Sei klar, sei selbstbewusst und denk nicht zu viel nach. Das Schöne an deiner Geschichte ist, dass sie sich immer weiter entwickeln wird – und deine Website mit ihr. Dein Ziel sollte darin bestehen, dass sie sich im Hier und Jetzt richtig anfühlt. Alles Weitere kommt von selbst. Das tut es immer.